Os explicamos a continuación, cómo aterrizar la nueva obligación legal de transparencia ante la plantilla , para garantizar que tanto Recursos Humanos, como Privacidad, hablen el mismo idioma.
El problema práctico: la "caja negra" en la gestión del talento
La implantación de este tipo de soluciones se incrementará drásticamente el día de mañana y será habitual su uso en las organizaciones.
Hoy en día, el software empresarial ya ofrece módulos basados en Inteligencia Artificial y sistemas automatizados: desde programas para la asignación inteligente de turnos y plataformas de evaluación del desempeño, hasta herramientas de criba curricular automática.
El reto práctico surge al intentar explicar a la persona trabajadora cómo funciona esa "caja negra". Es decir, cómo un sistema tecnológico toma o asiste decisiones que afectan directamente a su día a día, uniendo la complejidad técnica del proveedor, con la extrema sensibilidad de los datos laborales.
Qué exige el RD 723/2026
El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, aborda este escenario de frente. La norma establece que debe informarse de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones siempre que se utilicen para determinar, fijar, variar o modificar condiciones de trabajo.
Esta información no puede quedarse en una advertencia genérica. La empresa debe comunicar de forma clara las pautas, criterios y reglas de funcionamiento del software cuando incidan en las siguientes materias:
- Jornada y lugar de trabajo.
- Asignación de tareas.
- Salario y promoción profesional.
- Extinción del contrato.
Aplicación paso a paso
Para cumplir con esta normativa de forma operativa, el equipo directivo y el Delegado de Protección de Datos (DPO) deben alinear sus procesos:
- Inventario y traducción: RRHH identifica qué procesos o decisiones se apoyan en algoritmos. El DPO ayuda a traducir las reglas matemáticas del proveedor a un lenguaje claro y comprensible para cualquier empleado, explicando qué variables pesan más a la hora de tomar una decisión.
- Integración documental: Se incorpora este aviso legal en los flujos habituales. Puede hacerse durante el onboarding (proceso de bienvenida al empleado) o mediante anexos informativos para el personal actual.
- Actualización continua: Si se cambian los parámetros del software o se entrena el sistema con nuevos criterios, la información entregada al trabajador debe actualizarse.
Errores frecuentes en su aplicación
El error más grave es pensar que la vía colectiva anula la individual. La ley es clara: esta obligación individual de información, no sustituye las obligaciones de información a la representación legal de las personas trabajadoras, ni exime de cumplir otras normativas laborales aplicables. Son deberes paralelos.
Otro error común, es entregar al trabajador el manual técnico del fabricante.
La redacción debe ser accesible y desprovista de jerga técnica innecesaria, explicando la lógica de la decisión y no el código fuente.
Qué queda fuera y requiere análisis individualizado
Informar al trabajador es solo la fase final y visible del proceso. Lo que queda fuera de esta simple redacción informativa es el análisis interno previo.
Antes de la implantación de este tipo de soluciones, o de la activación de los módulos algorítmicos en los programas de RRHH que ya los permiten, el encargado de protección de datos o DPD debe realizar obligatoriamente un análisis de riesgos y una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD). Este análisis individualizado es ineludible para garantizar que la herramienta no introduce sesgos discriminatorios y cumple con la privacidad desde el diseño.
Ampliando información: Qué es realmente un "sistema algorítmico"
El Real Decreto 723/2026 no contiene una definición autónoma de “sistema algorítmico” ni de “sistema automatizado de toma de decisiones”. Su artículo 3.2.k) utiliza esta expresión para imponer el deber de informar sobre su existencia y reglas de funcionamiento cuando afecten a las condiciones laborales.
Para encontrar una referencia interpretativa, la exposición de motivos del Real Decreto remite expresamente al Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (Reglamento UE 2024/1689). Esta normativa define un "sistema de IA" como aquel basado en una máquina que, operando con distintos niveles de autonomía y a partir de los datos que recibe, genera predicciones, recomendaciones o decisiones.
La consecuencia práctica de este marco normativo es que la etiqueta tecnológica empleada por el proveedor, ya lo llame “IA”, “software de optimización” o “motor de reglas”, es irrelevante. Lo decisivo es su función efectiva: si el sistema interviene aplicando perfiles o automatismos para decidir sobre condiciones de trabajo, es prudente tratarlo como sujeto a información. Esta obligación se activa incluso si la decisión final tiene revisión humana y con independencia de que el sistema esté o no clasificado formalmente como IA de alto riesgo.
El compliance bien gestionado no es un freno a la innovación, sino el marco que la hace sostenible.
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Redactado por Juan Carlos, a fecha 25 de septiembre de 2026.